○鳥取市文書取扱規程

平成2年7月2日

鳥取市訓令第20号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 到達文書の収受及び配布(第10条―第14条)

第3章 配布文書の処理(第15条―第17条)

第4章 起案(第18条―第25条)

第5章 浄書、印刷、公印及び発送(第26条―第33条)

第6章 文書の整理及び保存(第34条―第41条)

第7章 文書の廃棄(第42条)

第8章 雑則(第43条―第48条)

附則

(目次…一部改正〔平成6年訓令1号・11年11号・24年20号〕)

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(本条…一部改正〔平成15年訓令7号・24年20号〕)

(定義)

第1条の2 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(3) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(4) 総合行政ネットワーク 地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。

(5) 電子情報処理組織 各課(各総合支所各課、福祉事務所各課及び出納室を含む。以下同じ。)の使用に係る電子計算機と各課からの送受信を受ける者の使用に係る電子計算機とを電機通信回線で接続したもの(総合行政ネットワークを除く。)をいう。

(6) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される文書をいう。

(7) 文書管理システム 電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。)を利用して文書等の収受、起案、保存、廃棄、電子決裁その他の文書事務を行うための情報システムをいう。

(本条…追加〔平成15年訓令17号〕、一部改正〔平成16年訓令34号・19年7号・24年20号〕)

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて適正かつ円滑に取り扱い、常にわかりやすく整理し、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(総務課長の職務)

第3条 文書の収受、浄書、印刷、発送、保存、廃棄等の文書事務は、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が掌理する。

2 総務課長は、各課の文書処理の状況に関して、随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(2項…一部改正〔平成4年訓令7号・7年2号〕、1・2項…一部改正〔平成11年訓令11号〕、1項…一部改正〔平成15年訓令7号〕、2項…一部改正〔平成15年訓令17号〕)

(課長の職務)

第4条 各課の長(以下「課長」という。)は、その所管の文書事務(その他の機関(鳥取市行政組織等に関する規則(平成16年鳥取市規則第200号)に規定する本庁以外の分課機関及び公の施設をいう。以下同じ。)の文書事務を含む。)を総括し、所属職員を指揮監督して、たえず文書の円滑な処理に留意し、常にその経過を明らかにしておかなければならない。

(本条…一部改正〔平成11年訓令11号・16年34号〕)

(文書取扱主任)

第5条 課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、庶務担当係長をもって充てる。ただし、庶務担当係長の置かれていない課は、課長の指名した者とする。

(文書取扱主任の職務)

第6条 文書取扱主任の職務は、次のとおりとする。

(1) 第14条に規定する配布文書の受領に関すること。

(2) 文書処理の調査及び促進に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書及び簿冊の登録に関すること。

(5) 完結文書及び簿冊の整理及び保管に関すること。

(6) 保存を要する完結文書の引継ぎに関すること。

(7) 課で保存している完結文書の廃棄に関すること。

(8) その他の機関の文書事務の指導に関すること。

(9) その他文書の取扱いについて必要なこと。

(本条…一部改正〔平成6年訓令1号・10年3号・11年11号・15年7号〕)

(帳簿等の種類)

第7条 文書処理のため備え付ける帳簿等は、次のとおりとする。

(1) 簿冊

 登録文書件名簿(様式第1号)

 登録簿冊件名簿(様式第2号)

 特殊文書配布簿(様式第3号)

 印刷機使用管理簿(様式第4号)

 公告式番号簿(様式第5号)

 議案番号簿(様式第6号)

 郵便物等発送簿(様式第7号)

 保存文書閲覧簿(様式第8号)

(2) 帳票

 起案用紙(様式第9号)

 浄書依頼票(様式第10号)

 背表紙(様式第11号)

 簿冊貸出票(様式第12号)

(3) 

 受付印(様式第13号及び様式第13号の2)

 供覧印(様式第14号)

 文書処理印(様式第15号)

2 前項に掲げる帳簿等のうち、文書管理システムを利用して文書及び簿冊の登録を行う場合においては、登録文書件名簿及び登録簿冊件名簿は、作成しないことができる。

(本条…一部改正〔平成6年訓令1号・10年3号・11年11号・15年7号〕、1項…一部改正・2項…追加〔平成16年訓令34号〕)

(文書の種類等)

第8条 文書の種類、作成要領及び公文例については、鳥取市公文規程(平成2年鳥取市訓令第21号。以下「公文規程」という。)の定めるところによる。

(本条…一部改正〔平成15年訓令7号〕)

(文書の処理年度)

第9条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。

第2章 到達文書の収受及び配布

(到達文書の収受及び配布)

第10条 市に到達した文書(各総合支所に到達したもの及び電子文書を除く。)は総務課情報公開係長(以下「情報公開係長」という。)、各総合支所に到達したものについては各総合支所地域振興課長(以下「地域振興課長」という。)において収受し、直ちに各課の文書取扱主任に配布するものとする。

2 前項の到達文書のうち書留等の表示のある文書(以下「特殊文書」という。)は、総務課又は各総合支所地域振興課において封筒表面に受付印を押し、特殊文書配布簿に必要事項を記載のうえ、文書取扱主任に配布する。この場合において、特殊文書のうち訴訟、請願、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書については、特殊文書配布簿に収受時刻を記載する。

3 2以上の課に関係のある文書は、総務課長又は地域振興課長(以下「総務課長等」という。)が最も関係の深いと認める課に配布する。

(1項…一部改正〔平成10年訓令3号〕、1・3項…一部改正・2項…全部改正〔平成11年訓令11号〕、1・2項…一部改正〔平成15年訓令7号〕、1項…一部改正〔平成15年訓令17号〕、1―3項…一部改正〔平成16年訓令34号〕、1項…一部改正〔平成18年訓令15号〕、2・3項…一部改正〔平成19年訓令7号〕)

(料金未納等の文書の取扱い)

第11条 総務課長等は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の送付に要する料金の未納又は不足の文書及び物品が到着したときは、必要と認めたときに限り、その料金を納付し、受領することができる。

(見出・本条…一部改正〔平成15年訓令7号〕、本条…一部改正〔平成15年訓令17号・16年34号〕)

(執務時間外に到達した文書の取扱い)

第12条 執務時間外に到達した文書の取扱いについては、鳥取市庁舎警備員服務規程(昭和50年鳥取市訓令第5号)の定めるところによる。

(本条…一部改正〔平成16年訓令34号〕)

(親展文書の取扱い)

第13条 親展文書を受領した者は、その文書が公文書であったときは所属する課の文書取扱主任に返付しなければならない。

2 前項の場合において、文書の内容が、他課の所管に属すると認められるときは、直ちに当該主管課の文書取扱主任に回付しなければならない。

(2項…一部改正〔平成10年訓令3号〕、旧14条…繰上〔平成11年訓令11号〕、2項…一部改正〔平成16年訓令34号・18年15号〕、2項…全部改正〔平成19年訓令7号〕)

(電子情報処理組織による電子文書の取扱い)

第13条の2 電子情報処理組織により電子文書を受領した者は、速やかに当該電子文書の内容を確認し、文書取扱主任に回付しなければならない。

2 前項の場合において、電子文書の内容が、他課の主管に属すると認められるときは、直ちに当該主管課の文書取扱主任に回付しなければならない。

3 文書取扱主任は、回付を受けた電子文書の内容を、紙上に出力して処理しなければならない。

(本条…追加〔平成15年訓令7号〕、見出…全部改正・1項…一部改正〔平成15年訓令17号〕、見出・1項…一部改正〔平成19年訓令7号〕)

(総合行政ネットワーク文書の取扱い)

第13条の3 総合行政ネットワーク文書を受信したときは、情報公開係長において次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

2 情報公開係長は、前項第2号の規定により受領通知を行った文書を紙上に出力し、各課の文書取扱主任に配布するものとする。

3 前項の文書の配布については、第10条第3項の規定を準用する。

(本条…追加〔平成15年訓令17号〕、1・2項…一部改正〔平成16年訓令34号・18年15号〕)

(文書の受領)

第14条 文書取扱主任は、情報公開係長又は地域振興課長が配布した文書、第13条の規定により返付を受けた文書及び第13条の2の規定により回付を受けた文書並びにファクシミリ、会議その他により課で直接収受した文書(以下「配布文書」という。)を、速やかに受領しなければならない。ただし、当該配布文書が、他課に配布すべきものと認められるとき(第13条第2項及び第13条の2第2項の場合を除く。)は直ちに情報公開係長又は地域振興課長に回付しなければならない。

(本条…追加〔平成11年訓令11号〕、一部改正〔平成15年訓令7号・17号・16年34号・18年15号・19年7号〕)

第3章 配布文書の処理

(配布文書の処理)

第15条 文書取扱主任は、受領した配布文書の余白に、受付印を押印し、文書管理システムにより、収受年月日、文書分類、文書番号、件名その他の必要事項を登録しなければならない。ただし、新聞、雑誌その他総務課長が認めたものについては、文書管理システムによる登録を省略することができる。

2 文書取扱主任は、配布文書を担当係ごとに分類し、課長に回付しなければならない。

3 文書取扱主任から回付を受けた課長は、自ら処理するもののほか、文書又は口頭により処理に必要な事項を指示し、担当係長に回付しなければならない。

4 課長から回付を受けた担当係長は、課長の指示に基づき更に具体的な指示を与え、担当者に回付しなければならない。

5 係長から回付を受けた担当者は、課長及び係長の指示事項に従い、処理しなければならない。

(1項…追加・旧1項…一部改正し2項に繰下・旧2―4項…1項ずつ繰下・旧17条…繰上〔平成11年訓令11号〕、1項…一部改正〔平成15年訓令7号・17号〕)

(配布文書の処理期日)

第16条 配布文書は、3日以内に処理しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、あらかじめ課長の承認を得た場合に限り、前項の処理期日を延長することができる。

(旧18条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

(配布文書の緊急処理)

第17条 配布文書のうち、緊急を要するもので、市長の指示により処理すべきであると認めるもの又は重要な事項であると認めるものについては、その文書を携行のうえ、課長自ら市長の指示を受けなければならない。

(旧19条…繰上〔平成11年訓令11号〕、本条…一部改正〔平成15年訓令7号〕)

第4章 起案

(起案)

第18条 事務処理の起案は、文書管理システムにより出力される起案用紙を用い、次に定めるところにより行うものとする。ただし、物品の購入、請負契約の締結及び金銭の収入又は支出等経理の諸帳票に関するものについては、別に定めるところによる。

(1) 起案は、原則として、1件につき1起案とすること。ただし、1事件について二以上にわたり処理しなければならないものは、「2案」、「3案」等の順序により一括して起案することができる。

(2) 起案用紙の作成は、文書管理システムにより、起案年月日、文書分類、文書番号、件名その他の必要事項を登録して行うこと。

(3) 起案文書には、必要に応じて根拠法規その他の参考資料の要旨を抜書きして添えること。

(4) 起案文書には、決裁を受ける事項、理由、経過及び参考事項を簡潔に記入し、又は文書管理システムにより登録すること。この場合において、内容が複雑なときは、できるだけ箇条書とする。

(5) 起案文書は、鳥取市事務決裁規程(平成7年鳥取市訓令第3号。以下「決裁規程」という。)に定める決裁区分により処理すること。

(6) 発送を必要とする起案文書には、起案用紙の所定欄に必要事項を記入し、又は文書管理システムにより登録すること。この場合において、電子情報処理組織、総合行政ネットワーク又はファクシミリにより発送するときは、起案文書にその旨を記載すること。

(7) 起案文書には、必要に応じて「秘」、「重要」、「至急」、「例規」、「議案」等の表示を所定欄に朱書すること。

2 文書管理システムを利用しない場合においては、前項の規定に準じて起案を行わなければならない。

3 起案は、上司の示す事務処理方針に従い、事務分掌によって定められた事務担当者が行うものとする。ただし、事案の性質、内容等により必要と認めるときは、上司自らが行うものとする。

(1項…一部改正〔平成6年訓令1号・10年3号〕、1項…一部改正・旧20条…繰上〔平成11年訓令11号〕、1項…一部改正〔平成15年訓令7号・17号〕、2項…追加・旧2項…3項に繰下〔平成16年訓令34号〕、1項…一部改正〔平成19年訓令7号〕)

(定例又は簡易な文書の処理)

第19条 配布文書で、定例又は簡易なものは、前条の規定にかかわらず、起案用紙を用いないで、文書の余白に処理案を記載し、文書処理印を押し、必要事項を記入し、起案することができる。

2 配布文書で、単に閲覧にとどまるものは、余白に供覧印を押し、閲覧に供して処理することができる。

3 前2項の場合において、文書管理システムにより起案又は供覧した旨を登録しなければならない。

(1項…一部改正〔平成10年訓令3号〕、1・2項…一部改正・旧22条…繰上〔平成11年訓令11号〕、1・2項…一部改正・3項…追加〔平成15年訓令7号〕、3項…一部改正〔平成15年訓令17号〕)

第20条 削除

(〔平成15年訓令7号〕)

(合議)

第21条 起案者は、決裁を受けようとする事案の内容が他の部課に関連し、意見の調整を要すると認められるときは、当該他の部課に合議しなければならない。この場合において、合議を受ける職は、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものを除き、課長以上の職とする。

2 合議の要領は、別に定めるもののほか、別図のとおりとする。

3 第1項の規定により、合議を受けた部課長は、直ちに査閲し、同意又は不同意を決定し、査閲に日時を要するときは、その理由を起案者に連絡しなければならない。

(2項…一部改正〔平成6年訓令1号〕、3項…一部改正・旧23条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

第22条 合議の必要のある事案で、関係部課が多数あり、かつ、合議内容が複雑なものについては、前条の合議にかえて連絡会議等であらかじめ関係部課長と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めるなどして調整を行うものとする。

(旧24条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

(持ち回り)

第23条 急施を要する文書、重要な文書及び事案が複雑で説明を要する文書は、起案者又はその上司が自ら携帯して説明し、決裁を受けなければならない。

(旧25条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

(代決)

第24条 急施を要する文書で、決裁者が不在のときは、決裁規程の定めるところにより処理するものとする。

(旧26条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

(決裁の日付)

第25条 決裁を受けたときは、起案者が起案用紙又は文書処理印に決裁年月日を記入し、文書管理システムにより登録するものとする。

(旧27条…繰上〔平成11年訓令11号〕、本条…一部改正〔平成15年訓令7号・17号・24年20号〕)

第5章 浄書、印刷、公印及び発送

(用紙の規格及び使用方法等)

第26条 公用に使用する用紙の規格は、総務課長が指定し、又は承認した場合を除き、日本工業規格A列4判(以下「A4判」という。)とする。

2 A4判の用紙は、原則として縦長で両面を使用するものとする。

3 A4判の用紙のとじ方は、原則として左とじとする。

(本条…追加〔平成6年訓令1号〕、旧27条の2…繰上〔平成11年訓令11号〕)

(浄書及び印刷)

第27条 文書の浄書又は印刷は、原則として、パーソナルコンピュータ、印刷機等により主管課において行うものとする。

2 主管課において文書の浄書又は印刷を行うことができない場合は、次に掲げる文書を除き、総務課が行う。この場合には、文書取扱主任は、浄書依頼票に、原稿を添え、情報公開係長に提出するものとする。

(1) 製本又はカラー印刷を要するもの

(2) 印刷枚数が大量であるもの

(3) 特別の加工を要するもの

(4) その他情報公開係長が困難と認めるもの

3 前項の場合における原稿の校正は、各起案課において行うものとする。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

4 総務課において機密を要する文書を浄書し、又は印刷するときは、情報公開係長は、秘密の保持に注意しなければならない。

(4項…削除・旧5項…4項に繰上〔平成6年訓令1号〕、2項…一部改正・旧28条…繰上〔平成11年訓令11号〕、1・2項…一部改正〔平成15年訓令7号〕、2・4項…一部改正〔平成16年訓令34号・18年15号〕)

(印刷機の使用)

第28条 総務課が管理する印刷機を使用するときは、印刷機使用管理簿に必要事項を記入のうえ、情報公開係長の承認を得て使用するものとする。

2 印刷機の取扱いその他必要な事項は、総務課長が別に定める。

(1項…一部改正・旧29条…繰上〔平成11年訓令11号〕、1項…一部改正〔平成15年訓令7号・16年34号・18年15号〕)

(記号及び番号)

第29条 発送文書に付する記号及び番号は、次のとおりとする。ただし、課名の各首字のみでは、他課との識別ができない等これにより難い場合は、総務課長に協議のうえ、変更することができる。

(1) 発件に係るもの 「発」の字の次に部名及び課名の各首字、最後に文書管理システムにより登録した番号

(2) 受件に係るもの 「受」の字の次に部名及び課名の各首字、最後に文書管理システムにより登録した番号

2 法規文、令達文、公示文及び議案の番号は、条例、規則、訓令、内訓及び告示にあっては公告式番号簿により総務課において、議案にあっては議案番号簿により行財政改革課において、それぞれの文書の種類ごとに付するものとし、記号は、鳥取市公文規程に定めるところによる。

(3項…一部改正〔平成6年訓令1号〕、1項…一部改正・3項…削除〔平成10年訓令3号〕、2項…一部改正・旧31条…繰上〔平成11年訓令11号〕、1・2項…一部改正〔平成15年訓令7号〕、1項…一部改正〔平成15年訓令17号〕、2項…一部改正〔平成18年訓令15号〕)

(発送文書の日付)

第30条 発送文書の日付は、発送の日を記入する。ただし、別に定めがあるものについては、この限りでない。

(本条…一部改正〔平成6年訓令1号〕、旧32条…繰上〔平成11年訓令11号〕、全部改正〔平成15年訓令7号〕)

(発送文書の審査)

第31条 起案者は、浄書し、又は印刷した発送文書及び決裁済みの起案文書を文書取扱主任に回付するものとする。

2 文書取扱主任は、次に掲げる事項について発送文書の内容を審査し、審査の結果適正であると認めたときは、起案用紙又は文書処理印の審査欄に押印するものとする。ただし、文書管理システムによる電子決裁を受けた場合を除く。

(1) 決裁文書の内容と相違ないこと。

(2) 公文規程に定めるところにより作成されていること。

(3) 必要事項が文書管理システムに登録されていること。

(4) 発送方法が適当であること。

(旧33条…繰上〔平成11年訓令11号〕、本条…全部改正〔平成15年訓令7号〕、一部改正〔平成15年訓令17号〕、2項…一部改正〔平成24年訓令20号〕)

(公印及び契印)

第32条 発送文書には、公印を押印し、原議と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印及び契印又は契印のみを省略することができる。

(1) 庁内文書

(2) 案内状、送付書その他これらに類する文書

(3) 書簡文による文書

(4) 外国に発する文書のうち印の慣習がない国あての文書

(6) ファクシミリにより発送する文書

(7) 文書管理システムによる電子決裁を受けた文書

(8) その他総務課長が適当と認めた文書

2 起案者は、公印を押印しようとする発送文書に決裁及び審査済みの起案文書を添えて、公印規程第4条に規定する公印管守者(総務課長が管守する公印にあっては、総務課の職員)に提示し、その承認を受けなければならない。ただし、電子決裁を受けた場合は、文書管理システムにより公印審査依頼を行う。

(本条…追加〔平成11年訓令11号〕、1・2項…一部改正・3・4項…削除〔平成15年訓令7号〕、1項…一部改正〔平成19年訓令7号〕、1・2項…一部改正〔平成24年訓令20号〕)

(電子署名)

第32条の2 前条の規定にかかわらず、電子情報処理組織又は総合行政ネットワークによる発送文書については、公印の押印及び契印に代え、電子署名を付与するものとする。ただし、電子情報処理組織の電子メール(以下「電子メール」という。)により発送する文書その他総務課長が適当と認めた文書については、電子署名の付与を省略することができる。

(本条…全部改正〔平成19年訓令7号〕、2項…削除〔平成24年訓令20号〕)

(発送)

第33条 文書の発送は、次に定めるところによるものとする。ただし、電子情報処理組織及び総合行政ネットワーク文書による発送文書(電子メールによる発送文書を除く。)の発送方法については、総務課長が別に定める。

(1) 郵便又は信書便によるもののうち料金後納扱いとするものは、総務課長が特に認めるものを除き、郵便物等発送簿に必要事項を記入して、午後3時までに情報公開係へ送付しなければならない。

(2) 郵便切手等を使用して発送するものは、主管課において行う場合を除き、前号に定める時間までに情報公開係へ送付しなければならない。

(3) 第1号により送付を受けた発送文書は、情報公開係において総括する。

(4) 電子メール又はファクシミリによる発送は、主管課により随時行う。

2 文書を発送した場合は、起案用紙又は文書処理印に施行年月日を記入し、又は文書管理システムにより登録するものとする。

(本条…一部改正〔平成4年訓令9号・6年1号〕、旧35条…繰上〔平成11年訓令11号〕、1項…一部改正・2項…追加〔平成15年訓令7号〕、1・2項…一部改正〔平成15年訓令17号〕、1項…一部改正〔平成16年訓令34号・18年15号・19年7号・24年20号〕)

第6章 文書の整理及び保存

(担当者の文書整理)

第34条 担当者は、あらかじめ、完結文書が綴られることとなる簿冊に関して、文書分類、保存年限、名称その他の必要事項を文書管理システムにより登録しておかなければならない。

2 担当者は、未処理文書及び完結文書を、常に一定の場所に整理保管するとともに、文書の所在、処理経過等を明らかにしておかなければならない。

3 保存すべき完結文書は、文書管理システムの登録情報と相違ないかどうかを確認のうえ、文書取扱主任に引き継がなければならない。

4 文書に附属する図面等で編さんに不便なものは、別に保存し、その旨当該文書に記入しなければならない。

5 保存を要さない完結文書は、随時廃棄しなければならない。

(本条…追加〔平成11年訓令11号〕、1・3項…一部改正〔平成15年訓令7号・17号〕、3項…一部改正〔平成24年訓令20号〕)

第35条 削除

(〔平成24年訓令20号〕)

第36条 削除

(〔平成15年訓令7号〕)

(保存年限)

第37条 文書には、当該文書の内容等に応じて、適切な保存期間(以下「保存年限」という。)を設定し、当該期間保存しなければならない。

2 前項の保存年限の設定基準は、別表のとおりとする。

3 保存年限は、文書処理完結の翌年度から起算する。

(本条…全部改正〔平成11年訓令11号〕)

(総務課長への文書引継ぎ)

第38条 文書取扱主任は、第34条第3項の規定により引継ぎを受けた完結文書を主管課において1年間保管し、文書管理システムの登録情報と相違ないかどうかを確認し、総務課長に引き継がなければならない。ただし、総務課長が、当該完結文書を業務上等の理由で、主管課において保存する必要があると認めるものについては、この限りでない。

2 前項の場合において、文書取扱主任は、総務課長に引き継ぐ文書には、あらかじめ、総務課長が文書管理システムにより出力した背表紙を貼り付けなければならない。

(本条…全部改正〔平成10年訓令3号・11年11号〕、1項…一部改正・2項…追加〔平成15年訓令7号〕、1・2項…一部改正〔平成15年訓令17号〕)

(文書の保存)

第39条 総務課長は、文書の引継ぎを受けたときは、保存年限別及び完結年度別ごとに文書庫に収納し、所定の期間保存しなければならない。

(本条…一部改正・旧42条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

(保存文書の閲覧又は貸出し)

第40条 保存文書の閲覧をし、又は貸出しを受けようとする職員は、保存文書閲覧簿又は簿冊貸出票に必要事項を記入し、情報公開係長の許可を得るとともに、次の事項を厳守しなければならない。

(1) 閲覧は文書庫で行い、文書庫内で火気を使用しないこと。

(2) 貸出を受けた簿冊は、必ず元の場所に返却すること。

(3) 保存文書の内容を抜き取り、取り替え、訂正し、又は記入しないこと。

2 貸出期間は3日以内とする。ただし、特に必要があるときは、情報公開係長の承認を得て期間を延長することができる。

3 保存文書を庁外に持ち出し、又は第三者に貸与してはならない。ただし、やむを得ない事由によりあらかじめ情報公開係長の許可を受けたときは、この限りでない。

(本条…追加〔平成11年訓令11号〕、1項…一部改正〔平成15年訓令7号〕、1―3項…一部改正〔平成16年訓令34号・18年15号〕)

(文書庫の管理)

第41条 文書庫は、総務課長が管理する。

2 保存文書は、毎年1回以上整理して虫害等の予防に努めるとともに、保存状態を良好に保つように努めなければならない。

(旧44条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

第7章 文書の廃棄

(章名…全部改正〔平成11年訓令11号〕)

(保存文書の廃棄)

第42条 総務課長は、毎年保存年限の経過した保存文書を調査し、廃棄するかどうかを決定しなければならない。

2 廃棄することが決定された文書のうち、総務課長に引き継がれた文書は、総務課長が廃棄し、各課で保存している文書は、総務課長の指示により当該各課において廃棄する。

3 保存期間中の文書で保存の必要がないと認められるときは、前2項の規定に準じて処理することができる。

(本条…全部改正〔平成11年訓令11号〕)

第8章 雑則

(口頭又は電話による受付の処理)

第43条 口頭又は電話による重要な連絡又は指示を受けたときは、必ず文書に所要事項を記載し、主管課の文書取扱主任へ回付しなければならない。

2 回付を受けた文書取扱主任は、配布文書の処理に準じて処理しなければならない。

(2項…一部改正・3項…削除・旧48条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

(業務上の指示等)

第44条 業務上の指示又は連絡は、簡易なものを除き、文書をもって行わなければならない。

(旧49条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

(非常持出し)

第45条 非常の際持出しを要する文書は、常に持出しできるように適当な処置を講じなければならない。

(旧51条…繰上〔平成6年訓令1号〕、旧50条…繰上〔平成11年訓令11号〕)

(その他の機関の文書の取扱い)

第46条 その他の機関の文書の取扱いについては、市長が別に定める。

(本条…追加〔平成11年訓令11号〕)

(国立国会図書館への納本)

第47条 国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)第24条の2の規定に基づき、市が出版物を発行した場合は、国立国会図書館に納本することとする。

(本条…追加〔平成24年訓令20号〕)

(委任)

第48条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。

(旧52条…繰上〔平成6年訓令1号〕、旧51条…繰上〔平成11年訓令11号〕、旧47条…繰上〔平成24年訓令20号〕)

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成2年7月2日から施行する。

(鳥取市保存文書公開基準の廃止)

2 鳥取市保存文書公開基準(昭和57年鳥取市訓令第3号)は、廃止する。

(鳥取市公印管守規程の一部改正)

3 鳥取市公印管守規程(昭和26年鳥取市告示第88号)の一部を次のように改める。

(次のよう略)

附 則(平成4年4月20日訓令第7号抄)

(施行期日等)

1 この訓令は、平成4年4月20日から施行し、平成4年4月1日から適用する。

附 則(平成4年7月31日訓令第9号抄)

1 この訓令は、平成4年8月1日から施行する。

附 則(平成5年3月29日訓令第3号)

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成6年1月28日訓令第1号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成7年3月31日訓令第2号抄)

(施行期日)

1 この訓令は、平成7年4月1日から施行する。(後略)

附 則(平成9年11月28日訓令第12号)

この訓令は、平成9年12月1日から施行する。

附 則(平成10年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成11年4月5日訓令第11号)

この訓令は、平成11年4月5日から施行し、平成11年4月1日から適用する。

附 則(平成15年3月31日訓令第7号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に改正前の訓令の規定により作成されている起案用紙は、この訓令の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

附 則(平成15年11月4日訓令第17号)

この訓令は、平成15年11月4日から施行する。

附 則(平成16年10月29日訓令第34号)

この訓令は、平成16年11月1日から施行する。

附 則(平成18年6月30日訓令第15号)

この訓令は、平成18年7月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成24年11月6日訓令第20号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成24年11月6日から施行する。

(鳥取市出版物納本規程の廃止)

2 鳥取市出版物納本規程(昭和25年庁達第4号)は、廃止する。

別表(第37条関係)

(本表…全部改正〔平成10年訓令3号〕、一部改正・旧別表1…別表に改正〔平成11年訓令11号〕、一部改正〔平成16年訓令34号〕)

1 永年保存文書

(1) 条例、規則、その他例規に関するもの

(2) 褒賞及び表彰に関するもの

(3) 異議申立て、訴訟に関する特に重要なもの

(4) 事務引継ぎに関するもの

(5) 許可、認可、契約書等で特に重要なもの

(6) 市議会に関する重要なもの

(7) 予算書及び決算書

(8) 財産、営造物及び市債に関するもの

(9) 職員の任免、賞罰等人事に関する重要なもの及び履歴書

(10) 市が支給する恩給に関するもの

(11) 原簿、台帳等で特に重要なもの

(12) 統計に関する特に重要なもの

(13) 官報、県公報その他重要な図書で将来の参考となるもの

(14) 工事に関する特に重要なもの(設計書等)

(15) 事業計画に関する特に重要なもの

(16) その他永年保存の必要があると認められる文書

2 10年保存文書

(1) 請願、陳情、要望等で特に重要なもの

(2) 異議申立て、訴訟に関するもの

(3) 出納に関する帳簿類で重要なもの(出納室所管のもの)

(4) 許可、認可、契約書等に関する特に重要なもの

(5) 原簿、台帳等で重要なもの

(6) 統計に関する重要なもの

(7) 工事に関する重要なもの

(8) 事業計画に関する重要なもの

(9) その他10年保存の必要があると認められる文書

3 5年保存文書

(1) 請願、陳情、要望等で重要なもの

(2) 許可、認可、契約書等で重要なもの

(3) 出納に関する帳簿類で決裁の終わったもの

(4) 原簿、台帳等で重要でないもの

(5) その他5年保存の必要があると認められる文書

4 1年保存文書

(1) 統一様式により処理する軽易な帳簿等

(2) 証明書、謄・抄本等の交付に関するもの

(3) 照会、通知等の往復文書

(4) 一時限りの軽易な文書

(5) その他1年保存の必要があると認められる文書

(本様式…全部改正〔平成19年訓令7号〕、一部改正〔平成24年訓令20号〕)

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(本様式…全部改正〔平成19年訓令7号〕、一部改正〔平成24年訓令20号〕)

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(旧様式2号…繰下〔平成11年訓令11号〕、本様式…一部改正〔平成19年訓令7号〕)

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(本様式…全部改正〔平成19年訓令7号〕)

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(本様式…一部改正〔平成11年訓令11号〕)

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(本様式…一部改正〔平成11年訓令11号〕)

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(本様式…全部改正〔平成19年訓令7号〕)

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(本様式…一部改正〔平成11年訓令11号〕)

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(本様式…全部改正〔平成15年訓令7号〕、一部改正〔平成19年訓令7号〕)

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(本様式…全部改正〔平成11年訓令11号〕)

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(本様式…全部改正〔平成16年訓令34号〕)

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(本様式…全部改正〔平成6年訓令1号〕、一部改正〔平成10年訓令3号〕、全部改正〔平成11年訓令11号〕)

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(本様式…全部改正〔平成16年訓令34号〕)

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(本様式…追加〔平成16年訓令34号〕)

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(本様式…一部改正・旧様式19号…繰上〔平成11年訓令11号〕)

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(本様式…追加〔平成10年訓令3号〕、一部改正・旧様式20号…繰上〔平成11年訓令11号〕)

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別図1(第21条関係)

(旧別図1…別図に改正〔平成6年訓令1号〕、本別図…一部改正〔平成11年訓令11号〕、一部改正・旧別図…別図1に改正〔平成16年訓令34号〕、本別図…一部改正〔平成19年訓令7号〕)

本庁での合議の基本的な手続図

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(説明)

1 合議は、事務に最も関係の深い部課から順次行う。

2 部長以上の決裁を要するもので合議すべき関係課が同一部内にあるものは、関係課長の合議を経た後主務部長に回付する。

3 部長以上の決裁を要するもので合議すべき関係課が他部にあるもの及び合議すべき関係部長がある場合は、主務部長を経て他の部の関係課長及び関係部長に回付する。

別図2(第21条関係)

(本別図…追加〔平成16年訓令34号〕、一部改正〔平成19年訓令7号・24年20号〕)

総合支所での合議の基本的な手続図

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(説明)

1 合議は、事務に最も関係の深い部課から順次行う。

2 支所長以上の決裁を要するもので合議すべき関係課が総合支所内にあるものは、関係課長の合議を経た後支所長に回付する。

3 支所長以上の決裁を要するもので合議すべき関係部課が本庁にあるもの及び合議すべき関係部長がある場合は、支所長を経て本庁の関係課長及び関係部長に回付する。

鳥取市文書取扱規程

平成2年7月2日 訓令第20号

(平成24年11月6日施行)

体系情報
第4編 行政一般/第3章 文書・公印
沿革情報
平成2年7月2日 訓令第20号
平成4年4月20日 訓令第7号
平成4年7月31日 訓令第9号
平成5年3月29日 訓令第3号
平成6年1月28日 訓令第1号
平成7年3月31日 訓令第2号
平成9年11月28日 訓令第12号
平成10年3月31日 訓令第3号
平成11年4月5日 訓令第11号
平成15年3月31日 訓令第7号
平成15年11月4日 訓令第17号
平成16年10月29日 訓令第34号
平成18年6月30日 訓令第15号
平成19年3月30日 訓令第7号
平成24年11月6日 訓令第20号