○鳥取市立病院文書取扱規程

平成28年3月28日

鳥取市病院事業管理規程第5号

(目的)

第1条 この規程は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、医師法(昭和23年法律第201号)第19条第2項に規定する診断書若しくは検案書又は出生証明書若しくは死産証書、歯科医師法(昭和23年法律第202号)第19条第2項に規定する診断書、医師法第22条の規定により医師が交付する処方せん、歯科医師法第21条の規定により歯科医師が交付する処方せん、医療法(昭和23年法律第205号)第1条の4第3項の規定により医師及び歯科医師が医療を受ける者を他の医療提供施設に紹介する際に提供される医療を受ける者の診療又は調剤に関する情報の授受に関するもの、医療法施行規則(昭和23年厚生省令第50号)第1条の5に規定する入院診療計画書及び鳥取市立病院使用料及び手数料条例(昭和35年鳥取市条例第5号)第3条に規定する管理者が定める収入伝票その他管理者が定めるものを除く。

(2) 電子文書 文書のうち、電磁的記録であるものをいう。

医療安全対策室、健診センター、中央放射線部、中央検査部、薬剤部、リハビリテーション部、臨床工学室、栄養管理室、医師支援室、臨床研修室、がん総合支援センター、地域連携室、生活支援室、2階東病棟、3階東病棟、4階東病棟、4階西病棟、5階東病棟、5階西病棟、6階東病棟、6階西病棟、ICU、手術室、外来(診療担当)、外来(救急・処置・検査担当)、看護師支援室、総務課及び医事課

(総務課長の職務)

第3条 文書の収受、浄書、印刷、発送、保存及び廃棄等の文書事務は、総務課長が掌理する。

(文書取扱主任)

第4条 総務課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、庶務担当係長をもって充てる。ただし、庶務担当係長の置かれていない課にあっては、係長級以上の職員のうちから総務課長の指名する者をもって充てる。

(文書取扱主任の職務)

第5条 文書取扱主任の職務は、次のとおりとする。

(1) 第9条に規定する文書の受領に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 簿冊の登録に関すること。

(4) 完結文書及び簿冊の整理及び保管に関すること。

(5) 保存を要する簿冊の引継ぎに関すること。

(6) 各課で保存している簿冊の廃棄に関すること。

(7) その他文書事務に関すること。

(帳簿等の種類)

第6条 文書処理のため備え付ける帳簿等は、次のとおりとする。

(1) 発件簿(様式第1号)

(2) 受件簿(様式第2号)

(3) 登録簿冊件名簿(様式第3号)

(4) 特殊文書配布簿(様式第4号)

(5) 公告式番号簿(様式第5号)

(6) 料金後納郵便物差出票(様式第6号)

(文書の種類等)

第7条 文書の種類、作成要領及び公文例については、鳥取市公文規程(平成2年鳥取市訓令第21号。以下「公文規程」という。)の例による。

(到達文書の収受及び配布)

第8条 郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第2項に規定する信書便により到達した文書は、総務課において収受する。収受した文書には、余白に受付印を押印し、収受年月日、文書番号、件名、発信者その他必要事項を受件簿に登録し、直ちに各課の文書取扱主任に配布するものとする。ただし、新聞、雑誌その他総務課長の認めるものについては、受件簿への登録を省略することができる。

2 前項の到達文書のうち、書留等の表示のある文書(以下「特殊文書」という。)は、総務課において封筒表面に受付印を押し、特殊文書配布簿に必要事項を記載のうえ、文書取扱主任に配布する。この場合において、特殊文書のうち、訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書については、特殊文書配布簿に収受時刻を記載する。

(文書の受領)

第9条 文書取扱主任は、前条第1項により総務課が配布した文書、ファクシミリその他の方法により各課が直接収受した文書を速やかに受領しなければならない。

(電子メールによる電子文書の取扱い)

第10条 電子メールにより電子文書を収受した者は、速やかに当該電子文書の内容を確認し、当該電子文書の内容を紙上に出力して処理しなければならない。

(起案)

第11条 起案は、起案文書に件名を付して、起案の理由、概要、発送又は施行の日、予算上の措置その他必要事項を記載して行うものとする。ただし、物品の購入、請負契約の締結及び金銭の収入又は支出等経理の諸帳票に関するものについては、別に定めるところによる。

(定例又は簡易な文書の処理)

第12条 配布文書で、定例又は簡易なものは、前条の規定にかかわらず、文書の余白に処理案その他必要事項を記載し、起案することができる。

(合議)

第13条 起案者は、決裁を受けようとする事案の内容が他の課に関連し、意見の調整を要すると認められるときは、当該他の課に合議しなければならない。

(決裁)

第14条 決裁は、起案文書を回議することによって受けるものとする。

(浄書及び印刷)

第15条 文書の浄書及び印刷は、原則として、パーソナルコンピュータ又は印刷機等により各課において行うものとする。

(記号及び番号)

第16条 発送文書に付する記号及び番号は、次のとおりとする。

(1) 発件に係るもの 「発鳥市病」の次に発件簿により登録した番号

(2) 受件に係るもの 「受鳥市病」の次に受件簿により登録した番号

2 管理規程、訓令及び告示は、総務課において公告式番号簿により、次のとおり記号及び番号を付するものとする。

(1) 管理規程 「鳥取市病院事業管理規程」の次にそれぞれ暦年による番号を付する。

(2) 訓令及び告示 「鳥取市立病院」及び「訓令」又は「告示」の次にそれぞれ暦年による番号を付する。

(文書等の発信者)

第17条 発送文書は、管理者若しくは病院長の職氏名(開設者が発信するものにあっては、市長の職氏名)又は病院名を用いる。ただし、簡易な事項及び庁内の往復文書並びにこれらに類するものには、副院長名、事務局長名又は課長名を用いることができる。

(発送文書の審査)

第18条 起案者は、浄書し、又は印刷した発送文書及び決裁済みの起案文書を文書取扱主任に回付するものとする。

2 文書取扱主任は、次に掲げる事項について発送文書の内容を審査するものとする。

(1) 決裁文書の内容と相違ないこと。

(2) 公文規程に定めるところにより作成されていること。

(3) 発送方法が適当であること。

(公印及び契印)

第19条 発送文書には、鳥取市立病院公印管守規程(昭和36年鳥取市病院事業管理規程第1号。以下「公印規程」という。)に規定する公印を押印し、原議と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印及び契印又は契印のみを省略することができる。

(1) 庁内文書

(2) 案内状、送付状その他これらに類する文書

(3) 書簡文による文書

(4) 外国に発する文書のうち、印の慣習がない国あての文書

(5) 公印規程第6条第1項に規定する電子印影又は同規程第7条第1項に規定する印影を印刷する文書

(6) ファクシミリ又は電子文書により発送する文書

(7) その他総務課長が適当と認める文書

2 起案者は、公印を押印しようとする発送文書に決裁及び審査済みの起案文書を添えて総務課の職員に提示し、その承認を受けなければならない。

(文書の発送)

第20条 文書を発送した場合は、起案文書に施行年月日を記録するものとする。

(簿冊の整理)

第21条 完結文書が綴られることとなる簿冊は、必要なときに速やかに利用できるよう、一定の場所に整理して保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。

2 簿冊は、年度単位又は暦年単位で作成するものとする。ただし、簿冊に綴ることとなる文書の取扱件数が少ない簿冊については、複数年分又は複数年度分の簿冊として作成することができる。

(簿冊の保存)

第22条 簿冊には、当該簿冊に綴る文書の内容等に応じて適切な保存期間(以下「保存期間」という。)を設定し、当該期間保存しなければならない。

2 前項の保存期間の設定基準は、別表のとおりとする。ただし、総務課長が事務又は事業の遂行上必要があると認めるときは、必要な限度において一定の期間を定めて保存期間を延長することができる。

3 保存期間は、簿冊の完結処理を行った日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(総務課長への簿冊の引継ぎ)

第23条 文書取扱主任は、簿冊を各課において1年間保管し、総務課長に引き継がなければならない。ただし、総務課長が事務又は事業の遂行上必要があると認めるときは、当該簿冊を1年を超えて各課において保管することができる。

2 総務課長は、引継ぎを受けた簿冊を文書庫に収納し、所定の期間保存しなければならない。

(保存文書の閲覧及び簿冊の貸出し)

第24条 保存文書を閲覧し、又は簿冊の貸出しを受けようとする職員は、あらかじめ総務課長の許可を得なければならない。

2 保存文書又は簿冊を外部に持ち出し、又は第三者に貸与してはならない。ただし、あらかじめ総務課長の許可を受けた場合は、この限りでない。

(文書庫の管理)

第25条 文書庫は、総務課長が管理する。

2 総務課長は、保存文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回は点検を行い、その保全に努めるものとする。

(簿冊の廃棄)

第26条 総務課長は、保存期間の経過した簿冊を調査し、廃棄するかどうかを決定するものとする。

2 廃棄することが決定された文書のうち、総務課長に引き継がれた文書は総務課長が廃棄し、各課で保存している文書は、総務課長の指示により当該各課において廃棄する。

(委任)

第27条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に必要な事項は、管理者が定める。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

別表(第22条関係)

1 永年保存文書

(1) 条例、規程その他例規に関するもの

(2) 褒賞及び表彰に関するもの

(3) 不服申立て及び訴訟に関する特に重要なもの

(4) 事務引継ぎに関するもの

(5) 許可及び契約等で特に重要なもの

(6) 市議会に関する重要なもの

(7) 予算書及び決算書

(8) 財産、営造物及び企業債に関するもの

(9) 職員の任免、賞罰等人事に関する重要なもの及び履歴書

(10) 原簿及び台帳等で特に重要なもの

(11) 統計に関する特に重要なもの

(12) 重要な図書で将来の参考となるもの

(13) 工事に関する特に重要なもの(設計書等)

(14) 事業計画に関する特に重要なもの

(15) その他永久保存の必要があると認められる文書

2 10年保存文書

(1) 請願、陳情及び要望等で特に重要なもの

(2) 不服申立て及び訴訟に関するもの

(3) 出納に関する帳簿類で特に重要なもの

(4) 許可及び契約等に関する特に重要なもの

(5) 原簿及び台帳等で重要なもの

(6) 統計に関する重要なもの

(7) 工事に関する重要なもの

(8) 事業計画に関する重要なもの

(9) その他10年保存の必要があると認められる文書

3 5年保存文書

(1) 請願、陳情及び要望等で重要なもの

(2) 出納に関する帳簿類で決裁の終わったもの

(3) 許可及び契約等で重要なもの

(4) 原簿及び台帳等で重要でないもの

(5) その他5年保存の必要があると認められる文書

4 1年保存文書

(1) 統一様式により処理する軽易な帳簿等

(2) 証明書等の交付に関するもの

(3) 照会及び通知等の往復文書

(4) 一時限りの軽易な文書

(5) その他1年保存の必要があると認められる文書

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鳥取市立病院文書取扱規程

平成28年3月28日 病院事業管理規程第5号

(平成28年3月28日施行)