2022.09.12   文書事務について　2022-A0068-01登録日： 2023年4月14日

受付日： 2022.09.12 　　分類： 総務・総務一般・行政一般

タイトル
文書事務について

内容
　鳥取市からある契約について、7月4日の日付の更新手続きの文書をいただきましたが、番号がなく、差出人は「〇〇課」というように鳥取市公文規程第8条第1項の規定に従っていないものでした。
　このように契約更新にともない押印を依頼する文書は、鳥取市文書取扱規程第2条の２に規定する文書の作成を求めない「事案が軽微なもの」に該当するのか、また、「事案が軽微なもの」とはどのような文書を想定しているのか教えてください。

回答
　鳥取市文書取扱規程において、「文書」は、職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録と定義されており、今回７月４日付けで発送された文書もこれに該当します。
　発送文書の事務処理に関しては、起案し、決裁を受けたうえで発送することが規定されておりますが、今回発送された文書はこれが行われておらず、また、発信者の職及び氏名が記載されていなかったため、適正な処理が行われていなかったものと考えられます。
　本件を踏まえ、全庁的に鳥取市文書取扱規程及び鳥取市公文規程等に沿った文書事務を行うよう周知し、再度徹底を図ります。
　なお、鳥取市文書取扱規程第２条の２の「処理に係る事案が軽微なものである場合」は、事後に確認が必要とされるものではなく、文書を作成しなくとも職務上支障が生じず、かつ当該事案が歴史的価値を有さないような場合であり、例えば、所掌事務に関する単なる照会・問合せに対する応答、行政機関内部における日常的業務の連絡・打合せなどが考えられます。今回発送された文書は、この場合には該当しません。

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