○鳥取市水道局文書取扱規程

平成12年6月27日

鳥取市水道事業管理規程第7号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 到達文書の収受及び配布(第10条―第13条)

第3章 配布文書の処理(第14条―第16条)

第4章 起案(第17条―第24条)

第5章 浄書、印刷、公印及び発送(第25条―第32条)

第6章 文書の整理及び保存(第33条―第37条)

第7章 文書の廃棄(第38条)

第8章 雑則(第39条―第43条)

附則

(目次…一部改正〔平成29年水道規程6号〕)

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(本条…一部改正〔平成17年水道規程3号・29年6号〕)

(用語の定義)

第1条の2 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(3) 文書管理システム 電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。)を利用して文書等の収受、起案、保存、廃棄その他の文書事務を行うための情報システムをいう。

(本条…追加〔平成17年水道規程3号〕、一部改正〔平成29年水道規程6号〕)

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて適正かつ円滑に取り扱い、常にわかりやすく整理し、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(総務課長の職務)

第3条 文書の収受、浄書、印刷、発送、保存、廃棄等の文書事務は、総務課長が掌理する。

2 総務課長は、各課の文書処理の状況に関して、随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(本条…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(課長の職務)

第4条 各課の長(以下「課長」という。)は、その所管の文書事務を総括し、所属職員を指揮監督して、たえず文書の円滑な処理に留意し、常にその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書取扱主任)

第5条 課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、庶務担当係長をもって充てる。ただし、庶務担当係長の置かれていない課は、課長の指名した者とする。

(文書取扱主任の職務)

第6条 文書取扱主任の職務は、次のとおりとする。

(1) 第13条に規定する配布文書の受領に関すること。

(2) 文書処理の調査及び促進に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書及び簿冊の登録に関すること。

(5) 完結文書及び簿冊の整理及び保管に関すること。

(6) 保存を要する完結文書の引継ぎに関すること。

(7) 課で保存している完結文書の廃棄に関すること。

(8) その他文書の取扱いについて必要なこと。

(本条…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(帳簿等の種類)

第7条 文書処理のため備え付ける帳簿等は、次のとおりとする。

(1) 簿冊

 登録文書件名簿(様式第1号)

 登録簿冊件名簿(様式第2号)

 特殊文書配布簿(様式第3号)

 公告式番号簿(様式第4号)

 郵便切手受払簿(様式第5号)

(2) 帳票

 起案用紙(様式第6号)

(3) 

 受付印(様式第7号)

 供覧印(様式第8号)

 文書処理印(様式第9号)

2 前項に掲げる帳簿等のうち、文書管理システムを利用して文書及び簿冊の登録を行う場合においては、登録文書件名簿及び登録簿冊件名簿は、作成しないことができる。

(本条…一部改正・2項…追加〔平成17年水道規程3号〕)

(文書の種類等)

第8条 文書の種類、作成要領及び公文例については、鳥取市公文規程(平成2年鳥取市訓令第21号。以下「公文規程」という。)の例による。

(本条…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(文書処理年度)

第9条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。

第2章 到達文書の収受及び配布

(到達文書の収受及び配布)

第10条 各課に到達した文書(南地域水道事務所又は西地域水道事務所(以下「各事務所」という。)に到達したもの及び電子文書を除く。)は、総務課総務係長(以下「総務係長」という。)、各事務所に到達したものについては各所長が指名した職員(以下「指名職員」という。)において収受し、直ちに各課の文書取扱主任に配布するものとする。

2 前項の到達文書のうち書留、親展、金品等の表示のある文書(以下「特殊文書」という。)は、総務課又は各事務所において封筒表面に受付印を押し、特殊文書配布簿に必要事項を記載のうえ、文書取扱主任に配布する。この場合において、特殊文書のうち訴訟、請願、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書については、特殊文書配布簿に収受時刻を記載する。

3 2以上の課に関係のある文書は、総務課長又は各所長が最も関係の深いと認める課に配布する。

(1項―3項…一部改正〔平成17年水道規程3号・29年6号〕)

(料金未納等の文書の取扱い)

第11条 総務課長は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の送付に要する料金の未納又は不足の文書及び物品が到着したときは、必要と認めたときに限り、その料金を納付し、受領することができる。

(見出・本条…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(親展文書の取扱い)

第12条 親展文書を受領した者は、その文書が公文書であったときは所属する課の文書取扱主任に返付しなければならない。

2 返付を受けた文書取扱主任は、直ちに総務係長又は指名職員に回付しなければならない。

(2項…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(電子メールによる電子文書の取扱い)

第12条の2 電子メールにより電子文書を受領した者は、速やかに当該電子文書の内容を確認し、文書取扱主任に回付しなければならない。

2 前項の場合において、電子文書の内容が、他課の主管に属すると認められるときは、直ちに当該主管課の文書取扱主任に回付しなければならない。

3 文書取扱主任は、回付を受けた電子文書の内容を、紙上に出力して処理しなければならない。

(本条…追加〔平成17年水道規程3号〕)

(文書の受領)

第13条 文書取扱主任は、総務係長又は指名職員が配布した文書及び前条の規定により回付を受けた文書並びにファクシミリ、会議その他により課で直接収受した文書(以下「配布文書」という。)を、速やかに受領しなければならない。ただし、当該配布文書が、他課に配布すべきものと認められるとき(同条第2項の場合を除く。)は直ちに総務係長又は指名職員に回付しなければならない。

(本条…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

第3章 配布文書の処理

(配布文書の処理)

第14条 文書取扱主任は、受領した配布文書の余白に、受付印を押印し、文書管理システムにより、収受年月日、文書分類、文書番号、件名その他の必要事項を登録しなければならない。ただし、新聞、雑誌その他総務課長が認めたものについては、文書管理システムによる登録を省略することができる。

2 文書取扱主任は、配布文書を担当係ごとに分類し、課長に回付しなければならない。

3 文書取扱主任から回付を受けた課長は、自ら処理するもののほか、文書又は口頭により処理に必要な事項を指示し、担当係長に回付しなければならない。

4 課長から回付を受けた担当係長は、課長の指示に基づき更に具体的な指示を与え、担当者に回付しなければならない。

5 係長から回付を受けた担当者は、課長及び係長の指示事項に従い、処理しなければならない。

(1項…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(配布文書の処理期日)

第15条 配布文書は、3日以内に処理しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、あらかじめ課長の承認を得た場合に限り、前項の処理期日を延長することができる。

(配布文書の緊急処理)

第16条 配布文書のうち、緊急を要するもので、管理者の指示により処理すべきであると認めるもの又は重要な事項であると認めるものについては、その文書を携行のうえ、課長自ら管理者の指示を受けなければならない。

(本条…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

第4章 起案

(起案)

第17条 事務処理の起案は、文書管理システムにより出力される起案用紙を用い、次に定めるところにより行うものとする。ただし、物品の購入、請負契約の締結及び金銭の収入又は支出等経理の諸帳票に関するものについては、別に定めるところによる。

(1) 起案は、原則として、1件につき1起案とすること。ただし、1事件について2以上にわたり処理しなければならないものは、「2案」、「3案」等の順序により一括して起案することができる。

(2) 起案用紙の作成は、文書管理システムにより、起案年月日、文書分類、文書番号、件名その他の必要事項を登録して行うこと。

(3) 起案文書には、必要に応じて根拠法規その他の参考資料の要旨を抜書きして添えること。

(4) 起案文書には、決裁を受ける事項、理由、経過及び参考事項を簡潔に記入し、又は文書管理システムにより登録すること。この場合において、内容が複雑なときは、できるだけ箇条書とする。

(6) 発送を必要とする起案文書には、起案用紙の所定欄に必要事項を記入し、又は文書管理システムにより登録すること。この場合において、電子メール又はファクシミリにより発送するときは、起案文書にその旨を記載すること。

(7) 起案文書には、必要に応じて「秘」、「重要」、「至急」、「例規」、「議案」等の表示を所定欄に朱書すること。

2 文書管理システムを利用しない場合においては、前項の規定に準じて起案を行わなければならない。

3 起案は、上司の示す事務処理方針に従い、事務分掌によって定められた事務担当者が行うものとする。ただし、事案の性質、内容等により必要と認めるときは、上司自らが行うものとする。

(1項…一部改正・2項…追加・旧2項…繰下〔平成17年水道規程3号〕、1項…一部改正〔平成29年水道規程6号〕)

(定例又は簡易な文書の処理)

第18条 配布文書で、定例又は簡易なものは、前条の規定にかかわらず、起案用紙を用いないで、文書の余白に処理案を記載し、文書処理印を押し、必要事項を記入し、起案することができる。

2 配布文書で、単に閲覧にとどまるものは、余白に供覧印を押し、閲覧に供して処理することができる。

3 前2項の場合において、文書管理システムにより起案又は供覧した旨を登録しなければならない。

(1・2項…一部改正・3項…追加〔平成17年水道規程3号〕)

第19条 削除

(〔平成17年水道規程3号〕)

(合議)

第20条 起案者は、決裁を受けようとする事案の内容が他の課に関連し、意見の調整を要すると認められるときは、当該他の課に合議しなければならない。この場合において、合議を受ける職は、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものを除き、課長とする。

2 前項の規定により、合議を受けた課長は、直ちに査閲し、同意又は不同意を決定し、査閲に日時を要するときは、その理由を起案者に連絡しなければならない。

第21条 合議の必要のある事案で、関係課が多数あり、かつ、合議内容が複雑なものについては、前条の合議にかえて連絡会議等であらかじめ関係課長と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めるなどして調整を行うものとする。

(持ち回り)

第22条 急施を要する文書、重要な文書及び事案が複雑で説明を要する文書は、起案者又はその上司が自ら携帯して説明し、決裁を受けなければならない。

(代決)

第23条 急施を要する文書で、決裁者が不在のときは、決裁規程の定めるところにより処理するものとする。

(決裁の日付)

第24条 決裁を受けたときは、起案者が起案用紙又は文書処理印に決裁年月日を記入し、又は文書管理システムにより登録するものとする。

(本条…一部改正〔平成17年水道規程3号・29年6号〕)

第5章 浄書、印刷、公印及び発送

(用紙の規格及び使用方法等)

第25条 公用に使用する用紙の規格は、総務課長が指定し、又は承認した場合を除き、日本工業規格A列4判(以下「A4判」という。)とする。

2 A4判の用紙は、原則として縦長で両面を使用するものとする。

3 A4判の用紙のとじ方は、原則として左とじとする。

(浄書及び印刷)

第26条 文書の浄書又は印刷は、原則として、パーソナルコンピュータ等により主管課において行うものとする。

(本条…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(発信者名)

第27条 発送文書は、管理者名(必要により市長名)を用いる。ただし、簡易な事項及び庁内の往復文書並びにこれらに類するものは、局長若しくは課長名又は局名を用いることができる。

(記号及び番号)

第28条 発送文書に付する記号及び番号は、次のとおりとする。ただし、課名の首字のみでは、他課との識別ができない等これにより難い場合は、総務課長に協議のうえ、変更することができる。

(1) 発件に係るもの 「発水」の字の次に課名の首字、最後に文書管理システムにより登録した番号

(2) 受件に係るもの 「受水」の字の次に課名の首字、最後に文書管理システムにより登録した番号

2 管理規程、訓令、告示及び指令は、総務課において公告式番号簿により、次のとおり記号及び番号を付するものとする。

(1) 管理規程及び訓令 市名に、「水道事業」及び「管理規程」又は「訓令」を冠し、それぞれ暦年による番号を付する。

(2) 告示及び指令 市名に、「水道局」及び「告示」又は「指令」を冠し、それぞれ暦年による番号を付する。

(1・2項…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(発送文書の日付)

第29条 発送文書の日付は、発送の日を記入する。ただし、別に定めがあるものについては、この限りでない。

(本条…全部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(発送文書の審査)

第30条 起案者は、浄書し、又は印刷した発送文書及び決裁済みの起案文書を文書取扱主任に回付するものとする。

2 文書取扱主任は、次に掲げる事項について発送文書の内容を審査し、審査の結果適正であると認めたときは、起案用紙又は文書処理印の審査欄に押印するものとする。ただし、第17条第1項ただし書の規定により起案用紙を使用しない場合を除く。

(1) 決裁文書の内容と相違ないこと。

(2) 公文規程に定めるところにより作成されていること。

(3) 必要事項が文書管理システムに登録されていること。

(4) 発送方法が適当であること。

(本条…全部改正〔平成17年水道規程3号〕)

(公印及び契印)

第31条 発送文書には、鳥取市水道局公印管守規程(昭和27年鳥取市水道事業管理規程第2号。以下「公印規程」という。)に定める公印を押印し、原議と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印及び契印又は契印のみを省略することができる。

(1) 庁内文書

(2) 案内状、送付書その他これらに類する文書

(3) 書簡文による文書

(4) 電子メール又はファクシミリにより発送する文書

(5) その他総務課長が適当と認めた文書

2 公印を使用しようとする者は、公印を押印しようとする発送文書に決裁及び審査済みの起案文書を添えて、公印規程第4条に規定する公印管守者(総務課長が管守する公印にあっては、総務課総務係の職員)に提示し、その承認を受けなければならない。

3 公印規程第6条の規定により、一時に多数発送する文書には、公印の印影を印刷して施行することができる。

(1・2項…一部改正〔平成17年水道規程3号〕、2項…一部改正〔平成29年水道規程6号〕)

(発送)

第32条 文書の発送は、次に定めるところによるものとする。

(1) 郵便又は信書便によるものは、午後3時までに総務課総務係へ送付しなければならない。

(2) 郵便切手等を使用して発送するときは、郵便切手受払簿に所要事項を記載しなければならない。

(3) 電子メール又はファクシミリによる発送は、主管課により随時行う。

2 文書を発送した場合は、起案用紙又は文書処理印に施行年月日を記入し、又は文書管理システムにより登録するものとする。

(本条…一部改正・2項…追加〔平成17年水道規程3号〕、1項…一部改正〔平成29年水道規程6号〕)

第6章 文書の整理及び保存

(担当者の文書整理)

第33条 担当者は、あらかじめ、完結文書が綴られることとなる簿冊に関して、文書分類、保存年限、名称その他の必要事項を文書管理システムにより登録しておかなければならない。

2 担当者は、未処理文書及び完結文書を、常に一定の場所に整理保管するとともに、文書の所在、処理経過等を明らかにしておかなければならない。

3 保存すべき完結文書は、文書管理システムの登録情報と相違ないかどうかを確認のうえ、文書取扱主任に引き継がなければならない。

4 文書に附属する図面等で編さんに不便なものは、別に保存し、その旨当該文書に記入しなければならない。

5 保存を要さない完結文書は、随時廃棄しなければならない。

(1・3項…一部改正〔平成17年水道規程3号〕、3項…一部改正〔平成29年水道規程6号〕)

(保存年限)

第34条 文書には、当該文書の内容等に応じて、適切な保存期間(以下「保存年限」という。)を設定し、当該期間保存しなければならない。

2 前項の保存年限の設定基準は、別表のとおりとする。

3 保存年限は、文書処理完結の翌年度から起算する。

(旧35条…繰上〔平成29年水道規程6号〕)

(課長への文書引継ぎ)

第35条 文書取扱主任は、第33条第3項の規定により引継ぎを受けた完結文書が文書管理システムの登録情報と相違ないかどうかを確認し、課長に引き継がなければならない。

(本条…一部改正〔平成17年水道規程3号〕、旧36条…繰上〔平成29年水道規程6号〕)

(文書の保存)

第36条 課長は、文書の引継ぎを受けたときは、保存年限別及び完結年度別ごとに書庫に収納し、所定の期間保存しなければならない。

(旧37条…繰上〔平成29年水道規程6号〕)

(書庫の管理)

第37条 書庫は、総務課長が管理する。

2 保存文書は、毎年1回以上整理して虫害等の予防に努めるとともに、保存状態を良好に保つように努めなければならない。

(旧38条…繰上〔平成29年水道規程6号〕)

第7章 文書の廃棄

(保存文書の廃棄)

第38条 課長は、毎年保存年限の経過した保存文書を調査し、廃棄するかどうかを決定しなければならない。

2 廃棄することが決定された文書は、管理者の決裁を得て、総務課長の指示により当該各課において廃棄する。

3 保存期間中の文書で保存の必要がないと認められるときは、前2項の規定に準じて処理することができる。

(旧39条…繰上〔平成29年水道規程6号〕)

第8章 雑則

(口頭又は電話による受付の処理)

第39条 口頭又は電話による重要な連絡又は指示を受けたときは、必ず文書に所要事項を記載し、主管課の文書取扱主任へ回付しなければならない。

2 回付を受けた文書取扱主任は、配布文書の処理に準じて処理しなければならない。

(旧40条…繰上〔平成29年水道規程6号〕)

(業務上の指示等)

第40条 業務上の指示又は連絡は、簡易なものを除き、文書をもって行わなければならない。

(旧41条…繰上〔平成29年水道規程6号〕)

(非常持出し)

第41条 非常の際持出しを要する文書は、常に持出しできるように適当な処置を講じなければならない。

(旧42条…繰上〔平成29年水道規程6号〕)

(国立国会図書館への納本)

第42条 国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)第24条の2の規定に基づき、水道局が出版物を発行した場合は、国立国会図書館に納本することとする。

(本条…追加〔平成29年水道規程6号〕)

(委任)

第43条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が定める。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成12年7月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際現に改正前の鳥取市水道局文書取扱規程の規定により作成され、使用されている用紙については、当分の間使用することができる。

附 則(平成17年3月31日水道規程第3号)

(施行期日)

1 この規程は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際現に改正前の規程の規定により作成されている起案用紙は、この規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

附 則(平成29年6月28日水道規程第6号)

この規程は、公布の日から施行し、改正後の鳥取市水道局文書取扱規程の規定は平成29年4月1日から適用する。

別表(第35条関係)

(本表…一部改正〔平成29年水道規程6号〕)

1 永年保存文書

(1) 条例、規程、その他例規に関するもの

(2) 褒賞及び表彰に関するもの

(3) 異議申立て、審査請求又は訴訟に関する特に重要なもの

(4) 事務引継ぎに関するもの

(5) 許可、認可、契約書等で特に重要なもの

(6) 市議会に関する重要なもの

(7) 予算書及び決算書

(8) 財産、営造物及び企業債に関するもの

(9) 職員の任免、賞罰等人事に関する重要なもの及び履歴書

(10) 原簿、台帳等で特に重要なもの

(11) 統計に関する特に重要なもの

(12) 重要な図書で将来の参考となるもの

(13) 工事に関する特に重要なもの(設計書等)

(14) 事業計画に関する特に重要なもの

(15) その他永年保存の必要があると認められる文書

2 10年保存文書

(1) 請願、陳情、要望等で特に重要なもの

(2) 異議申立て、審査請求又は訴訟に関するもの

(3) 出納に関する帳簿類で重要なもの(総務課所管のもの)

(4) 許可、認可、契約書等に関する特に重要なもの

(5) 原簿、台帳等で重要なもの

(6) 統計に関する重要なもの

(7) 工事に関する重要なもの

(8) 事業計画に関する重要なもの

(9) その他10年保存の必要があると認められる文書

3 5年保存文書

(1) 請願、陳情、要望等で重要なもの

(2) 許可、認可、契約書等で重要なもの

(3) 出納に関する帳簿類で決裁の終わったもの

(4) 原簿、台帳等で重要でないもの

(5) その他5年保存の必要があると認められる文書

4 1年保存文書

(1) 統一様式により処理する軽易な帳簿等

(2) 証明書等の交付に関するもの

(3) 照会、通知等の往復文書

(4) 一時限りの軽易な文書

(5) その他1年保存の必要があると認められる文書

(本様式…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

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(本様式…一部改正〔平成17年水道規程3号〕)

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(本様式…全部改正〔平成17年水道規程3号〕)

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(本様式…全部改正〔平成29年水道規程6号〕)

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鳥取市水道局文書取扱規程

平成12年6月27日 水道事業管理規程第7号

(平成29年6月28日施行)

体系情報
第14編 公営企業/第2章 水道事業/第1節 組織・処務
沿革情報
平成12年6月27日 水道事業管理規程第7号
平成17年3月31日 水道事業管理規程第3号
平成29年6月28日 水道事業管理規程第6号